1、借（查）阅档案的人员必须持有《借（查）阅档案审批表》，任何人不得查阅本人及其亲属的档案。
2、《查阅档案审批表》由查阅人填写，由系统负责人签署意见。档案管理部门审核批准。
3、查阅人要爱护档案，不得在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠，不得抽换，拆散档案材料。
4、未经主管院长同意不得复制档案材料，不得把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要仔细核对，经主管部门签署意见加盖公章后方可使用。
5、档案一般不借出。因特殊需要须按借（查）阅的审批手续办理并填写借条。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得复制，用后按期归还，借阅时间不超过15天。